Auch private Vermieter sind von den neuen Regelungen betroffen. Schließlich verarbeiten auch sie regelmäßig Personendaten – die ihrer Mieter. Worauf Immobilienprofis und Vermieter in Zukunft achten müssen und was die neue Verordnung bedeutet – ein Überblick.
Darauf müssen Vermieter achten
Wer mit den Daten fremder Menschen arbeitet, also auch Immobilienprofis und Vermieter, muss in Zukunft einiges beachten.
Vermieter sollten daher in Zukunft einige Punkte im Umgang mit den Daten ihrer Mieter beachten –schlimmstenfalls drohen hohe Geldstrafen oder Schadensersatzansprüche von Mietern.
Nebenkostenabrechnung, Schufa-Auskunft, Fragebögen, SEPA-Lastschrift: Jeder Vermieter erhebt zwangsläufig persönliche Daten seiner Mieter oder lässt sie verarbeiten, zum Beispiel von Ablesefirmen. Aus diesem Grund trifft Vermieter die EU-Datenschutzgrundverordnung genauso wie große Wohnungsbaugesellschaften oder Hausverwaltungen.
Informationspflicht gegenüber Mietern
Es bestehen nicht nur Pflichten gegenüber der Datenschutz-Aufsichtsbehörde, sondern auch gegenüber den Mietern.
So müssen Vermieter ihren Mietern noch vor Mietbeginn und immer dann, wenn Daten neu verarbeitet werden, in einer klaren, einfachen Sprache und am besten schriftlich erklären, was mit deren Daten geschieht. Eine besondere Form gibt der Gesetzgeber allerdings nicht vor.
Folgende Punkte müssen in den Hinweisen aber angesprochen werden:
-Name und Kontaktdaten des Vermieters sowie gegebenenfalls seines Vertreters
-warum die Daten erhoben werden – zum Beispiel, weil sie für die Nebenkostenabrechnung relevant sind
-die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ihrer Daten – zum Beispiel aus vertraglichen oder steuerrechtlichen Gründen
-wie lange die Daten gespeichert werden
-ein Hinweis, dass der Mieter grundlegende Rechte im Bereich des Datenschutzes hat: das Recht auf Auskunft, auf eine Kopie der Daten, die Löschung – insofern der Vermieter rechtlich nicht verpflichtet ist, sie weiterhin zu speichern – sowie die Einschränkung der Verarbeitung
-der Mieter hat ein Beschwerderecht bei der Datenschutzbehörde
-der Mieter hat das Recht, die Einwilligung jederzeit zurückzuziehen, sofern keine anderweitige Rechtsgrundlage für die Verarbeitung – beispielsweise die Notwendigkeit zur Vertragserfüllung – besteht
-welche weiteren Empfänger die Daten erhalten können – zum Beispiel Ablesefirmen